Politique RGPD audit-ready

1. Identité de l’éditeur

VigiComply est une application SaaS éditée par Complyo (SASU), spécialisée dans les solutions RegTech à destination des PME, TPE, professions libérales et organisations devant gérer des obligations de conformité.

2. Rôles RGPD de Complyo

Selon les traitements concernés, Complyo peut intervenir en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant.

2.1 Complyo responsable de traitement

Complyo est responsable de traitement pour les données nécessaires à la gestion des comptes utilisateurs, la relation commerciale, la facturation, la sécurité, le support et les communications marketing B2B.

2.2 Complyo sous-traitant

Lorsque le client utilise VigiComply pour évaluer ses propres tiers, le client reste responsable de traitement des données qu’il décide de soumettre ou de rechercher via l’application. Complyo agit alors comme sous-traitant.

3. Catégories de données traitées

4. Finalités et bases légales

5. Traitement spécifique des données de screening

VigiComply est conçu selon une logique de confidentialité by design. L’objectif est de fournir un résultat de screening utile au client tout en limitant la conservation des données.

5.1 Sources utilisées

• listes de sanctions nationales et internationales ;
• données PEP lorsque disponibles ;
• sources ouvertes ou publiques, notamment presse et bases de risques ;
• bases de type Offshore Leaks / ICIJ ou équivalent ;
• sources de risque pays et indicateurs de conformité.

5.2 Non-conservation par défaut

Principe : VigiComply ne conserve pas durablement les données de screening brutes lorsque cela n’est pas nécessaire à la fourniture du service.

Lorsque le client active une fonctionnalité d’historique, de dossier ou de rapport, les informations nécessaires peuvent être conservées pendant la durée prévue au contrat ou jusqu’à suppression par le client.

5.3 Support à la décision

VigiComply fournit des signaux d’aide à la décision. Le client reste responsable de l’analyse finale, de la qualification du risque et de la décision prise à l’égard du tiers contrôlé.

6. Durées de conservation

7. Mesures de sécurité

• hébergement en France chez OVHcloud ;
• accès applicatif protégé par authentification ;
• chiffrement des échanges via HTTPS/TLS ;
• séparation logique des comptes clients ;
• journalisation des événements techniques et de sécurité ;
• restriction des accès administrateurs selon le principe du moindre privilège ;
• sauvegardes techniques selon les besoins d’exploitation ;
• procédure de gestion des incidents et notification lorsque la réglementation l’exige.

8. Sous-traitants et prestataires

9. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsque applicable, et introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour les traitements réalisés par un client via VigiComply, Complyo peut rediriger la demande vers le client responsable de traitement ou l’assister dans le traitement de la demande.

10. Registre synthétique des traitements

11. Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées en France. Certains prestataires techniques, notamment les solutions de paiement ou d’emailing, peuvent impliquer des traitements ou accès hors Union européenne selon leur configuration.

Lorsque de tels transferts existent, Complyo veille à ce qu’ils soient encadrés par des mécanismes juridiques appropriés, tels que les clauses contractuelles types ou tout mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

12. Contact RGPD

Email : contact@complyo.fr
Adresse : Complyo (SASU), 23 rue de Richelieu, 75001 Paris, France

Une réponse sera apportée dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais prévus par la réglementation applicable.

13. Historique des versions